Elektronische zelfevaluatiegids organisatie oncologische zorg

Instrument voor zelfevaluatie

De elektronische zelfevaluatiegids oncologische zorg is een instrument voor ziekenhuizen zelf de organisatie van hun oncologische zorg te evalueren. De professionals die in het ziekenhuis bestrokken zijn bij de oncologische zorg vullen via internet een voor hun discipline op maat gemaakte vragenlijst in. Ziekenhuisbreed heeft men vervolgens inzicht in hoeverre de organisatie van hun oncologische zorg voldoet aan de bovengenoemde kwaliteitseisen én in hoeverre ingezet beleid wordt gevolgd in het ziekenhuis. Om de vragenlijst via internet in te vullen heeft men een inlogcode nodig, welke door de beheerder in het ziekenhuis worden aangemaakt. Informatie hierover kunt u krijgen bij het IKA. De gids is bereikbaar via http://ika.zelfevaluatiegids.nl .

Nieuwe vormgeving en leesbaarder teksten

De Elektronische Zelfevaluatiegids Organisatie Oncologische Zorg is sinds 2005 als webapplicatie beschikbaar: via internet  kan de gids overal ter wereld ingevuld worden. In het najaar 2006 is de gids op basis van de opgedane ervaringen gebruiksvriendelijker gemaakt.

1.       De vormgeving is overzichtelijker en makkelijker gemaakt.

Zoals boven genoemd is iedere vraag volgens de plan-do-check-act-cyclus opgesplitst: 1.Heeft u het betreffende onderdeel geregeld? 2. Heeft geëvalueerd of de betreffende afspraken werken in de praktijk? 3. Heeft u actie ondernomen naar aanleiding van de evaluatie?. Deze drie ‘subvragen’ staan vanaf nu op één scherm, waardoor de samenhang tussen deze vragen duidelijker wordt, de vragen sneller zijn te beantwoorden en het geheel aan vragen niet meer zo overweldigend veel lijkt. Per vraag kan men via tabbladen verschillende schermen aanklikken en gaat men snel naar de achterliggende kadertekst en de mogelijkheid om documenten of verbeterplannen toe te voegen. Klik hier voor een voorbeeld

2.       De kaderteksten zijn leesbaarder gemaakt

De kaderteksten zijn herschreven, waar mogelijk ingekort en waar mogelijk meer SMART geformuleerd. De strekking van de normen en de vragen zijn gelijk gebleven: ingevulde gidsen kunnen over de jaren heen nog steeds met elkaar vergeleken worden.

3.       De vragen zijn kritischer verdeeld over de verschillende disciplines

Voorheen moesten alle medische disciplines 57 vragen beantwoorden. Door kritischer te kijken naar de relatie tussen hun vakgebied en het betreffende onderwerp is dit teruggebracht naar 20 tot maximaal 41 vragen. Download hier het IKA-overzicht van vragen per discipline

4.       De managementoverzichten zijn aangepast

Vanaf januari 2007 kunnen de IKC’s met de door hun aangeschafte managementtools voor de ziekenhuizen gekleurde spreadsheets en grafieken uitdraaien, die het ziekenhuis in één oogopslag inzicht geven in waar de best practices liggen in het ziekenhuis en waar de verbetermogelijkheden.

Klik hier voor een voorbeeld van staafdiagram

Klik hier voor een voorbeeld van spreadsheet

Inhoud van de oncologische gids

Aan de basis van de inhoud van deze elektronische zelfevaluatiegids staat het Kwaliteitskader organisatie oncologische zorg (1997, Vereniging van Integrale Kankercentra). Het Kwaliteitskader kan gezien worden als een richtlijn voor de organisatie van de oncologische zorg: wat moet geregeld zijn om het proces van oncologische zorg en dienstverlening goed te laten verlopen. De gids bestaat uit vragen gebaseerd op de kwaliteitseisen van dit "Kwaliteitskader Organisatie Oncologische Zorg" en op de ziekenhuisnormen van het Nederlands Instituut voor Accreditatie van Ziekenhuizen (NIAZ).

82 vragen

Op basis van de kwaliteitsnormen zijn vragen geformuleerd voor de gids. Deze vragen zijn aangevuld met relevante algemene vragen uit de NIAZ-systematiek.

De gids bestaat uit 82 vragen verdeeld over vijf hoofdstukken

• Beleid & organisatie (15 vragen)
• Procesbeheersing (48 vragen)
• Middelen & materialen (7 vragen)
• Kennis & vaardigheden (4 vragen)
• Borging van kwaliteitssysteem (8 vragen)

Download hier alle vragen met normteksten

Iedere vraag is onderverdeeld in drie subvragen

1. is het betreffende onderdeel geregeld (do),
2. is het onderdeel geëvalueerd (check),
3. is actie ondernomen naar aanleiding van de evaluatie (act).

Ziekenhuizen die met de gids werken, bevinden zich volgens deze methodiek automatisch in de plan-fase.

Gids wordt ingevuld door de praktijkvloer

De gids voor de oncologische zorg wordt ingevuld door de professionals die betrokken zijn bij de oncologische zorg. Er zijn 29 disciplines gedefinieerd die vragen moeten beantwoorden, de helft hiervan betreft medische disciplines. Het aantal vragen dat beantwoord moet worden hangt samen met de rol die de betreffende discipline heeft in de oncologische zorg. De voorzitter van de oncologiecommissie spant de kroon met 71 vragen, bureau opname en medische administratie zijn hekkensluiters met twee vragen. De gemiddelde medisch specialist moet 30 tot 40 vragen beantwoorden.

Vragenlijsten ingevuld door alle disciplines

Als de gids breed in de organisatie wordt ingevuld, krijgt het ziekenhuis een goed beeld van de stand van zaken in het hele ziekenhuis. In één oogopslag kan men zien waar in het ziekenhuis bepaalde onderdelen zijn geregeld en waar nog niet: best practices komen boven tafel en kunnen uitgewisseld worden. Tevens wordt zichtbaar of afspraken of richtlijnen overal bekend zijn of niet.

Vragenlijsten ingevuld door de oncologiecommissie

Het is ook mogelijk om de gids meer en petit comité in te vullen: sommige ziekenhuizen kiezen ervoor om de gids gezamenlijk in te vullen, bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst van de oncologiecommissie. Het voordeel hiervan is dat men per onderwerp direct met elkaar in discussie kan gaan of zaken af kan stemmen.

Toepassingsmogelijkheden gids

Een inventarisatie onder IKC’s in mei 2007 heeft uitgewezen dat inmiddels 52 van de 100 ziekenhuizen in Nederland de oncologische zorg heeft geëvalueerd met behulp van de Elektronische zelfevaluatiegids organisatie oncologische zorg. De zelfevaluatiegids voor de oncologische zorg kan voor de volgende doeleinden gebruikt worden:

1.       Zelfevaluatie

Het ziekenhuis kan de gids door de betrokken disciplines laten invullen, waardoor het inzicht krijgt in wat al geregeld is en wat de verbetermogelijkheden zijn. In zeven IKC-regio’s wordt de gids door ziekenhuizen gebruikt voor zelfevaluatie. De IKC’s maken voor deze ziekenhuizen desgewenst overzichtelijke rapportages van de uitkomsten van hun zelfevaluatie. Negen ziekenhuizen hebben de gids gebruikt voor zelfevaluatie, waarvan acht ziekenhuizen uit de IKA-regio.

2.       Benchmarking

In IKC-netwerkverband kunnen ziekenhuizen hun organisatiegraad spiegelen met collega-ziekenhuizen. Zo heeft de IKA-regio in 2005 de gids gebruikt voor een regionale inventarisatie waar 16 van de 20 ziekenhuizen aan mee hebben gedaan. Download hier een voorbeeld van benchmarkrapportage

3.       Hulpmiddel bij oncologische visitatie

IKC’s bieden ziekenhuizen visitaties aangaande de organisatie van de oncologische zorg. De zelfevaluatiegids is hierbij in 35 ziekenhuizen ingezet ter voorbereiding.

4.       Voorbereiding op NIAZ-accreditatie

Ziekenhuizen kunnen zich laten accrediteren door het NIAZ. Het oncologisch zorgproces leent zich goed voor de voorbereiding op een ziekenhuisbrede accreditatie of een initiële accreditatie door het NIAZ: Het oncologisch zorgproces strekt zich immers uit over een groot deel van de kliniek, de polikliniek en de zogenaamd ‘kritische’ afdelingen. Tevens is het mogelijk om voor vier jaar een procesgebonden accreditatie van het NIAZ te krijgen. Het IKA biedt ziekenhuizen hierbij ondersteuning: van de zelfevaluatie kan het IKA uitgebreide rapportages maken en ook kan het IKA voorzien in allerhande benodigde documenten, zoals contracten, cijfers kankerregistratie, evaluatierapporten, resultaten van documentatieprojecten, consultdiensten, oncologiebesprekingen en enquêtes over de organisatie van de zorg. De dato mei 2007 heeft één ziekenhuis in de IKA-regio de gids gebruikt voor NIAZ-accreditatie.

Download hier het overzicht van op te vragen contracten en rapportages

Meer informatie over NIAZ-accreditatie vindt u op http://www.niaz.nl.

Randvoorwaarden voor een succesvol gebruik van de gids

• Oncologiecommissie die gebruik van gids draagt en uitdraagt
• Enthousiaste voorzitter van de oncologiecommissie
• Kwaliteitsfunctionaris / beleidsmedewerker die vrijgesteld is voor de interne procesbegeleiding
• Plan van aanpak

Plan van aanpak voor ziekenhuizen

Wat	Wie
Commitment oncologiecommissie en management Draagvlak creëren in ziekenhuis	Voorzitter oncologiecommissie
Evt Vragenselectie	Voorzitter oncologiecommissie en kwaliteitsfunctionaris
Gidsen aanmaken voor iedere functie/specialisme (‘invullers’)	Kwaliteitsfunctionaris
Enthousiasmeren, instrueren en ondersteunen ‘invullers’	Kwaliteitsfunctionaris
Invullen gids	‘invullers’
Verwerken ingevulde gidsen en analyses maken	Kwaliteitsfunctionaris evt met behulp van IKA
Presentatie resultaten en evt maken/prioriteren verbeterplannen	Voorzitter oncologiecommissie & oncologiecommissie

Ondersteuning door het IKA

Ziekenhuizen die met de gids willen gaan werken, kunnen advies en ondersteuning krijgen van het IKA:

Advies

• Gebruik van gids
• Plan van aanpak (format) voor toepassing & implementatie gids in ziekenhuis
• Verbindende schakel: dwarsverbanden leggen met andere ziekenhuizen en doorgeven van uitgevonden wielen

Ondersteuning kwaliteitsfunctionaris en evt overige betrokkenen

• Het IKA maakt desgewenst een handzame en overzichtelijke rapportage van uw zelfevaluatie.
• Scholing over toepassing, gebruik & implementatie gids, zie programma
• Centrale vraagbaak voor advies
• Werkgroepomgeving op iKCnet voor het netwerk zelfevaluatiegids .
• Formats van werkdocumenten, zoals plan van aanpak
• Discussieplatform
• Faq: tips & trucs

Ondersteuning bij verbeterprojecten voortkomend uit zelfevaluatie

• Advies & ondersteuning
• Verbindende schakel: dwarsverbanden leggen met andere ziekenhuizen en doorgeven van uitgevonden wielen
• Ziekenhuizen die bezig zijn met een (NIAZ-)accreditatietraject kunnen door het IKA voorzien worden van de benodigde documenten aangaande de oncologische zorg (onder andere afspraken en resultaten van onderzoek aangaande consultatie, organisatie oncologische zorg, registratie, samenwerking en pattern-of-care-onderzoek).

Informatie

Vanuit het IKA zijn de volgende personen betrokken bij de zelfevaluatiegids:

Drs. Irene H. Dingemans, programmaleider kwaliteitszorg

T 020 – 346 2513

E i.dingemans@ikca.nl

Meer informatie over de gids leest u op het landelijk deel van deze site.